Politique de Confidentialité | Espace Paie Odentas

1. Présentation

La société Odentas Media SAS, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 907 880 348, dont le siège social est situé au 6 rue d'Armaillé, 75017 Paris, éditeur de l'Espace Paie, s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles de ses utilisateurs.

Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme de gestion de paie et de contrats pour le secteur du spectacle.

2. Données collectées

Dans le cadre de nos services de gestion de paie, nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

1. Données relatives aux entreprises clientes

Raison sociale, SIRET, SIREN, forme juridique
Code employeur, code NAF, numéro de TVA intracommunautaire, numéro RNA (le cas échéant)
Convention collective applicable
Adresse du siège social et de correspondance
Représentants légaux
Licences de spectacles (numéros, types)
Signataire des contrats et délégation de signature
Numéros d'adhérent : URSSAF, AUDIENS, France Travail Spectacle, Médecine du Travail, Congés Spectacles, Prévoyance
Contact principal : civilité, nom, prénom, email, email CC pour notifications, email signature pour la signature électronique des contrats de travail, téléphone

2. Données relatives aux salariés

Identité :

Civilité, nom, prénom, nom de naissance, pseudonyme éventuel
Date de naissance, lieu de naissance
Numéro de Sécurité Sociale (NIR)
Numéro Congés Spectacles (intermittents)

Contact :

Adresse postale complète, complément d'adresse
Email, téléphone

Bancaire :

IBAN, BIC/SWIFT

Professionnelles :

Catégorie professionnelle (artiste, technicien, cadre, non-cadre)
Profession et code profession

3. Données relatives aux contrats de travail

Informations générales :

Type de contrat : CDDU (mono-mois/multi-mois) ou Régime Général (CDD/CDI)
Numéro de contrat (référence)
Dates de début et fin du contrat

CDDU spécifiques :

Production/spectacle, numéro d'objet
Nombre de représentations, nombre de services de répétition
Dates de représentations et de répétitions (avec quantités par date)
Durée des services (heures/minutes), jours travaillés

RG spécifiques :

Type de contrat (CDD/CDI), motif du CDD
Nom et situation de la personne remplacée (le cas échéant)
Motif d'accroissement temporaire d'activité (le cas échéant)

Rémunération :

Type de salaire (brut, net avant PAS, coût total employeur, minimum conventionnel)
Montant du salaire, paniers repas
Salaires détaillés par date (si saisie par date activée)

4. Données relatives aux productions/spectacles

Nom du spectacle/production, numéro d'objet
Dates de représentations et répétitions
Lieux de représentation

5. Documents et pièces justificatives

Salariés (stockés de manière sécurisée) :

Pièce d'identité (CNI, passeport, permis, carte de séjour, carte vitale, carte étudiant)
Attestation de Sécurité Sociale
RIB
Attestation de médecine du travail
Contrats de travail signés, diplômes, autres justificatifs

Entreprises (stockés de manière sécurisée) :

Contrat Odentas, licences de spectacles
RIB entreprise, KBIS / Extrait Journal Officiel
Délégations de signature

6. Données générées dans le cadre de notre prestation

Bulletins de paie et cotisations sociales :

Salaires bruts, nets, prélèvement à la source
Cotisations : URSSAF (maladie, vieillesse, allocations familiales, FNAL, AT/MP)
France Travail Spectacle (chômage intermittent, AGS)
Audiens (retraite complémentaire, prévoyance)
Congés Spectacles, Prévoyance RG
CSG/CRDS, Médecine du travail, Formation professionnelle
Et tout autre caisse ou organisme auprès de qui la transmission de données est nécessaire pour votre gestion de paie
Heures travaillées, cachets

Virements de salaires :

Période concernée, montant total net
Numéro d'appel à virement, dates d'échéance et de paiement
Mode de virement, statut

Facturation :

Numéros de facture, période facturée
Montants HT, TVA, TTC
Statut et date de paiement

Documents comptables :

Livre de paie (registre légal obligatoire)
Récapitulatif mensuel de paie
Écritures comptables (pour intégration logiciel comptabilité)
Fiche de contrôle DSN (Déclaration Sociale Nominative)

7. Données de connexion et d'authentification

Email de connexion, mot de passe (chiffré)
Statut 2FA TOTP (activé/désactivé)
Token d'accès auto-déclaration (pour les salariés)

8. Données de communication

Emails de notification envoyés (nouveau contrat, paie disponible, virement, etc.)
Historique des notifications de cotisations
Logs d'envoi d'emails

9. Données d'analyse et d'amélioration (PostHog Inc.)

Identité utilisateur (nom, email)
Actions effectuées dans l'application (consultation contrats, création salariés, téléchargements, etc.)
Enregistrements de sessions (replay vidéo des interactions interface)
Propriétés des organisations (nom, type, abonnement)
Métadonnées techniques (version application, navigateur, système d'exploitation)

Pour plus de détails sur PostHog (PostHog Inc.) et vos droits d'opposition, consultez la section 8 de cette politique.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées sont utilisées pour les finalités suivantes :

Gestion des contrats de travail : création, modification, signature électronique et archivage des contrats de travail
Traitement de la paie : calcul et édition des bulletins de salaire, virements bancaires
Gestion des cotisations sociales : déclarations et paiements auprès des organismes (URSSAF, France Travail, Afdas, etc.)
Facturation : émission et suivi des factures pour nos services
Communication : envoi de notifications par email relatives aux contrats, paies et documents
Support client : assistance technique et accompagnement des utilisateurs
Conformité légale : respect des obligations légales en matière de droit du travail et de comptabilité
Contrôle qualité : vérifications de cohérence et contrôles de complétude des données de paie, le cas échéant avec l'assistance d'outils d'analyse (voir section 5)
Amélioration du service : analyse d'utilisation et optimisation de la plateforme

4. Base légale et durée de conservation

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture de nos services de gestion de paie
Obligations légales : respect des obligations en matière de droit du travail, fiscalité et comptabilité
Intérêt légitime : amélioration de nos services et prévention de la fraude

Durées de conservation :

Contrats de travail et bulletins de paie : 50 ans (obligation légale)
Données comptables et fiscales : 10 ans
Documents justificatifs : 5 ans à compter de leur réception
Logs de connexion : 12 mois
Données de facturation : 10 ans
Enregistrements de session (PostHog Inc.) : 90 jours

4 bis. Bases légales détaillées des traitements

Le RGPD (Article 6) définit 6 bases légales pour le traitement des données personnelles. Voici le détail des bases légales que nous utilisons pour chaque type de traitement :

1. Exécution du contrat (Article 6.1.b)

Traitements concernés :

Création et gestion des comptes utilisateurs
Traitement de la paie (calcul, édition des bulletins)
Gestion des contrats de travail
Virements bancaires des salaires
Génération et stockage des documents (contrats, bulletins de paie)
Signatures électroniques des contrats

Pourquoi cette base légale : Ces traitements sont strictement nécessaires à la fourniture de notre service de gestion de paie. Sans ces traitements, nous ne pourrions pas exécuter notre contrat de prestation.

2. Obligation légale (Article 6.1.c)

Traitements concernés :

Déclarations sociales (URSSAF, France Travail, Afdas, Audiens)
Transmission aux caisses de retraite
Conservation des bulletins de paie pendant 50 ans
Conservation des données comptables pendant 10 ans
Déclarations fiscales

Pourquoi cette base légale : Ces traitements sont imposés par la loi française (Code du travail, Code de la sécurité sociale, Code général des impôts). Ils sont nécessaires pour respecter nos obligations légales.

3. Intérêt légitime (Article 6.1.f)

Traitements concernés :

Analyse d'utilisation de la plateforme (PostHog Inc.)
Enregistrements de sessions de navigation
Amélioration de l'ergonomie et de l'expérience utilisateur
Identification et correction des bugs
Support client proactif
Prévention de la fraude et sécurité de la plateforme

Test de proportionnalité (requis par le RGPD) :

Nos intérêts légitimes :

Améliorer la qualité du service de paie (enjeu critique pour nos clients)
Identifier et corriger rapidement les bugs (éviter des erreurs de paie)
Optimiser l'ergonomie (gain de temps pour nos clients professionnels)
Assurer la sécurité de la plateforme (protection des données sensibles)

Droits et attentes des utilisateurs :

Contexte B2B : utilisateurs professionnels (gestionnaires de paie, comptables)
Utilisation dans un cadre professionnel (pas de données personnelles sensibles)
Données visibles : données métier nécessaires à leur activité
Protection renforcée : masquage des saisies sensibles (mots de passe)

Proportionnalité :

✅ Durée limitée : conservation 90 jours maximum (vs 1 an par défaut)
✅ Accès restreint : équipe technique uniquement
✅ Usage limité : amélioration du service uniquement (pas de vente, pas de marketing)
✅ Droit d'opposition : opt-out disponible à tout moment
✅ Hébergement UE : les données d'analyse PostHog (PostHog Inc.) restent intégralement dans l'Union Européenne

Conclusion : Après réalisation du test de proportionnalité, nous estimons que l'intérêt légitime de garantir la sécurité et la qualité du service justifie ces traitements, sous réserve des garanties et limitations décrites ci-dessus.

❓ Pourquoi pas de consentement (Article 6.1.a) ?

Nous n'utilisons pas le consentement comme base légale pour nos traitements, car ils reposent sur d'autres bases plus appropriées :

Les cookies essentiels (authentification, sécurité) ne nécessitent pas de consentement
Les traitements nécessaires au contrat ne peuvent pas reposer sur le consentement
Les obligations légales ne peuvent pas reposer sur le consentement
L'intérêt légitime est plus approprié que le consentement pour l'analytics en B2B

Le consentement serait requis uniquement pour des traitements facultatifs comme le marketing, la publicité ciblée ou le profilage commercial - activités que nous ne pratiquons pas.

Transparence : Cette section détaillée démontre notre maîtrise du RGPD et notre engagement à traiter vos données de manière légale et transparente. Pour toute question sur les bases légales, contactez-nous à paie@odentas.fr

5. Partage et transfert des données

Vos données personnelles peuvent être partagées avec les destinataires suivants, dans le strict cadre de nos missions :

Organismes sociaux (transmission obligatoire)

Dans le cadre de la gestion de paie et des obligations légales et conventionnelles, nous transmettons des données personnelles (identité, masse salariale, cotisations) aux organismes suivants :

Organismes sociaux généraux :

URSSAF, France Travail, Audiens, caisses de retraite, de prévoyance et mutuelle

Organismes spécifiques au spectacle (obligations conventionnelles) :

FNAS (Fonds National d'Actions Sociales)
FCAP (Fonds Commun d'Aide au Paritarisme)
FCAP-SVP (Fonds Commun d'Aide au Paritarisme du Spectacle Vivant Privé)
CASC-SVP (Comité d'Action Sociale et Culturelle du Spectacle Vivant Privé)
Thalie Santé (médecine du travail du spectacle)
AFDAS (formation professionnelle)
CPNEF/AV (Commission Paritaire Nationale Emploi et Formation de l'Audiovisuel)
Et tout autre organisme conventionnel applicable selon votre convention collective

Prestataires techniques (sous-traitants RGPD)

Pour assurer le fonctionnement de l'Espace Paie, nous faisons appel aux prestataires suivants. Le stockage de vos données est intégralement situé dans l'Union Européenne, à l'exception d'Anthropic (Anthropic Ireland Limited, États-Unis). Deux prestataires font par ailleurs l'objet d'un encadrement contractuel spécifique pour des transferts hors Union Européenne — Anthropic (Anthropic Ireland Limited, infrastructure aux États-Unis) et PostHog (PostHog Inc., entité contractante aux États-Unis, stockage néanmoins localisé en UE) — décrit ci-dessous.

Prestataire	Service	Localisation	Données traitées
Scaleway (Scaleway SAS)	Hébergement des documents (bulletins de paie, justificatifs, contrats) et emails transactionnels	🇫🇷 France (Paris)	Documents PDF, pièces justificatives, logs d'emails
Contabo (Contabo GmbH)	Hébergement de l'application Espace Paie et de la base de données métier	🇩🇪 Allemagne (Nuremberg)	Données complètes (profils, contrats, salariés, paies)
Brevo (Sendinblue SAS)	SMS transactionnels	🇫🇷 France	Numéros de téléphone, contenu des notifications
DocuSeal (DocuSeal, LLC)	Signatures électroniques	🇪🇺 Union Européenne (service .eu)	Contrats signés, traces de signature
PostHog (PostHog Inc.)	Analyse d'utilisation	🇪🇺 Stockage : Union Européenne (Francfort) — 🇺🇸 Entité contractante : États-Unis (voir section « Transferts de données hors Union Européenne »)	Comportement utilisateur, sessions
GoCardless (GoCardless SAS)	Prélèvements SEPA (facturation des clients Odentas)	🇫🇷 France	Mandats SEPA, coordonnées bancaires des structures clientes, paiements
Anthropic (Anthropic Ireland Limited ; infrastructure sous-traitée par Anthropic, PBC aux États-Unis)	Assistance à l'analyse et au contrôle des données de paie (API Claude)	🇺🇸 États-Unis (voir section « Transferts de données hors Union Européenne »)	Extraits ponctuels de données métier nécessaires à l'analyse demandée

Anthropic (Anthropic Ireland Limited) intervient exclusivement comme outil d'assistance interne à l'analyse (vérification de cohérence des paies, contrôles de complétude des données). Ce traitement est encadré par un Data Processing Agreement (DPA) intégrant les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (voir section « Transferts de données hors Union Européenne »). Les données transmises ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles et sont supprimées sous 30 jours maximum. Les enregistrements de sessions de navigation (PostHog Inc.) ne sont jamais transmis à Anthropic Ireland Limited.

Transferts de données hors Union Européenne

À l'exception des prestataires Anthropic (Anthropic Ireland Limited) et PostHog (PostHog Inc.), tous deux rattachés aux États-Unis, aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union Européenne.

Le recours à Anthropic (Anthropic Ireland Limited) s'effectue dans le cadre suivant :

Finalité : assistance interne à l'analyse et au contrôle des données de paie (vérifications de cohérence, contrôles de complétude), à l'exclusion de toute autre finalité ;
Base du transfert : Clauses Contractuelles Types (SCC) adoptées par la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), intégrées au Data Processing Agreement conclu avec Anthropic Ireland Limited dans le cadre de ses conditions commerciales ;
Minimisation : seuls les extraits de données strictement nécessaires à l'analyse demandée sont transmis ;
Conservation : les données transmises sont supprimées par Anthropic Ireland Limited sous 30 jours maximum et ne sont pas utilisées pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle ;
Évaluation : ce transfert a fait l'objet d'une analyse d'impact (Transfer Impact Assessment) documentée par Odentas Media SAS.

Le recours à PostHog (PostHog Inc.) s'effectue dans le cadre suivant :

Finalité : analyse d'utilisation de la plateforme et amélioration du service, à l'exclusion de toute autre finalité (voir section 8) ;
Particularité : les données sont stockées dans l'Union Européenne (Francfort), mais l'entité contractante, PostHog Inc., est une société de droit américain ;
Base du transfert : Data Processing Agreement signé le 17 août 2026, combinant l'auto-certification de PostHog Inc. au Data Privacy Framework UE-États-Unis et les Clauses Contractuelles Types (SCC, Module Two) adoptées par la Commission européenne ;
Minimisation : les fonctionnalités d'intelligence artificielle de PostHog Inc. (« AI Features ») ne sont pas activées sur le compte Odentas, ce qui limite d'autant la portée du traitement ;
Conservation : conformément à la section 8, les enregistrements de session sont conservés 90 jours maximum et ne sont jamais transmis à un autre prestataire, y compris Anthropic Ireland Limited.

Administration fiscale

Transmission dans le cadre de nos obligations déclaratives légales.

🇪🇺 Hébergement intégralement européen : L'ensemble de vos données et de celles de vos salariés est stocké sur des serveurs situés dans l'Union Européenne (France et Allemagne). Deux prestataires font l'objet d'un encadrement contractuel spécifique pour des transferts hors Union Européenne : Anthropic (Anthropic Ireland Limited, infrastructure de traitement aux États-Unis) et PostHog (PostHog Inc., entité contractante aux États-Unis, données néanmoins stockées en UE). Ces deux transferts sont couverts par des Data Processing Agreements incluant les Clauses Contractuelles Types (SCC) de la Commission européenne, sans utilisation des données pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

Engagement de transparence : Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers. Tous nos prestataires sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données (Data Processing Agreement signé avec chacun).

6. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou altération :

Chiffrement : transmission HTTPS (TLS 1.3) et stockage chiffré des données sensibles
Authentification : authentification à double facteur (OTP par email) et mots de passe sécurisés
Contrôle d'accès : système de rôles et permissions granulaires (SUPER_ADMIN, ADMIN, AGENT, COMPTA)
Journalisation : traçabilité des accès et actions sensibles
Sauvegardes : sauvegardes automatiques quotidiennes avec rétention de 30 jours
Tests de sécurité : audits réguliers et mises à jour de sécurité
Sensibilisation : formation de nos équipes aux bonnes pratiques de sécurité

7. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales de conservation)
Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données
Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
Droit de définir des directives : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer vos droits : Vous pouvez nous contacter par email à paie@odentas.fr ou par courrier postal à : Odentas Media SAS, 6 rue d'Armaillé, 75017 PARIS. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum d'un mois.

Ces droits s'appliquent également aux salariés des organisations clientes pour les données les concernant qui sont traitées via la plateforme ; employeurs et salariés peuvent exercer ces droits conformément à la réglementation en vigueur.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation :

CNIL
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
www.cnil.fr

8. Cookies et analyse d'utilisation

Notre plateforme utilise des cookies et technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur :

Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement de l'application (authentification, sécurité, préférences de session)
Cookies analytiques : mesure d'audience et analyse d'utilisation via PostHog (PostHog Inc.) pour améliorer nos services

PostHog (PostHog Inc.) - Analyse d'utilisation et enregistrements de session

Nous utilisons PostHog (PostHog Inc., hébergé dans l'Union Européenne sur eu.posthog.com) pour analyser l'utilisation de la plateforme et améliorer votre expérience.

Données collectées :

Email professionnel (identification des utilisateurs)
Pages visitées et actions effectuées dans l'application
Enregistrements de sessions de navigation (captures d'écran de votre utilisation)
Données techniques (navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran)

⚠️ Important - Identification des utilisateurs : Du fait de notre relation commerciale B2B et de la nature des données métier affichées à l'écran (noms de salariés, productions, contrats, montants), nous pouvons identifier votre structure lors de l'analyse des sessions enregistrées. Cette identification est inhérente à notre activité de gestionnaire de paie.

Finalités :

Identifier et corriger les bugs rapidement
Améliorer l'ergonomie et l'expérience utilisateur
Vous assister de manière proactive en cas de difficulté
Optimiser les parcours utilisateurs

Base légale : Intérêt légitime (amélioration du service et support client proactif)

Protection des données :

Masquage automatique des saisies sensibles (mots de passe)
Durée de conservation : 90 jours maximum
Accès limité à l'équipe technique uniquement
Aucun partage avec des tiers ni utilisation commerciale

Vos droits : Vous pouvez refuser l'enregistrement des sessions ou demander leur suppression en nous contactant à paie@odentas.fr

Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela pourrait affecter le bon fonctionnement de certaines fonctionnalités de la plateforme.

9. Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour actualisée. Les modifications importantes vous seront notifiées par email ou via une notification dans l'application.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos données personnelles.

9 bis. Informations spécifiques aux salariés

Si vous êtes salarié et accédez à notre plateforme via l'auto-déclaration ou la signature électronique de votre contrat, cette section vous concerne spécifiquement.

Données collectées vous concernant

Données obligatoires (pour votre contrat de travail) :

Identité : civilité, nom, prénom, nom de naissance, date et lieu de naissance
Coordonnées : adresse postale, email, téléphone
État civil : numéro de Sécurité Sociale, numéro Congés Spectacles
Bancaire : IBAN, BIC (pour le versement de vos salaires)
Justificatifs : pièce d'identité, attestation Sécurité Sociale, RIB, attestation médecine du travail
Signature électronique et traces de signature (horodatage, adresse IP)

Données optionnelles (avec votre consentement) :

Enregistrement de votre navigation (incluant l'affichage de votre contrat) pour améliorer notre service
Métadonnées techniques (navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran)

Bases légales

Exécution du contrat (Article 6.1.b RGPD) : Les données contractuelles sont nécessaires pour la création et l'exécution de votre contrat de travail
Obligation légale (Article 6.1.c RGPD) : Déclarations sociales obligatoires (URSSAF, France Travail, Audiens, AGIRC-ARRCO, CNAV, caisses de prévoyance, mutuelles santé, organismes spécifiques du spectacle [FNAS, FCAP, FCAP-SVP, CASC-SVP, Thalie Santé], AFDAS, CPNEF/AV)
Consentement (Article 6.1.a RGPD) : L'enregistrement de navigation est uniquement activé si vous donnez votre consentement explicite (opt-in)

Distinction importante : obligatoire vs optionnel

✅ Refuser l'enregistrement de navigation n'affecte en aucun cas le processus de signature de votre contrat de travail. Votre contrat sera traité normalement.

Les données contractuelles (identité, coordonnées, justificatifs) sont nécessaires pour votre embauche et la gestion de votre paie. Vous ne pouvez pas refuser leur collecte dans le cadre de votre embauche.

Enregistrement de navigation (analytics)

Si vous acceptez l'enregistrement de navigation :

Vos interactions sont enregistrées (clics, déplacements, saisies)
L'affichage de votre contrat de travail est visible dans l'enregistrement
Hébergement : Union Européenne (PostHog Inc., instance eu.posthog.com)
Accès : Limité à l'équipe technique Odentas
Finalité : Améliorer l'expérience de signature électronique
Durée de conservation : 90 jours maximum
Aucun partage ni revente à des tiers

Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous contactant à paie@odentas.fr. Les enregistrements seront alors supprimés sous 7 jours.

Suivi de la signature en temps réel

Pendant que vous consultez et signez votre contrat, l'équipe Odentas peut voir qu'une signature est en cours (numéro de contrat, votre nom, état d'avancement), afin de vous assister en cas de difficulté.

Temporaire : cette information est affichée en temps réel et n'est pas conservée — elle disparaît automatiquement en moins d'une minute après la fermeture de la page
Base légale : intérêt légitime (Article 6.1.f RGPD) à assurer le bon déroulement de la signature
Indépendant de votre choix analytics : ce suivi ne repose ni sur des cookies ni sur l'enregistrement de navigation, et reste actif même si vous refusez ce dernier
Accès : limité à l'équipe Odentas, aucun partage à des tiers

Vous pouvez vous opposer à ce traitement en nous contactant à paie@odentas.fr.

Vos droits spécifiques (RGPD)

En tant que salarié, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès : Obtenir une copie de toutes vos données personnelles
Droit de rectification : Corriger vos données inexactes
Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") : Demander la suppression de vos données (sauf obligations légales de conservation, ex: bulletins de paie 50 ans)
Droit d'opposition : Vous opposer au traitement analytics (révocation consentement)
Droit à la portabilité : Récupérer vos données dans un format structuré
Droit de réclamation : Déposer une plainte auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés

Pour exercer vos droits : paie@odentas.fr ou par courrier postal à : Odentas Media SAS, 6 rue d'Armaillé, 75017 PARIS (réponse sous 1 mois maximum)

Conservation des données

Bulletins de paie et contrats : 50 ans (obligation légale)
Justificatifs (pièce d'identité, RIB, etc.) : 5 ans après la fin du contrat
Enregistrements de navigation (si consentement) : 90 jours maximum
Traces de signature électronique : 10 ans (valeur probatoire)

9 ter. Informations spécifiques aux signataires (Odentas Sign)

Cette section s'adresse aux personnes qui reçoivent un lien les invitant à signer un document via Odentas Sign, sans être clientes d'Odentas. Vos coordonnées ne nous ont pas été communiquées par vous, mais par l'entreprise ou l'association qui vous invite à signer : cette information vous est due à ce titre (article 14 du RGPD).

Qui est responsable de vos données

Le responsable de traitement est l'expéditeur du document, c'est-à-dire l'entreprise ou l'association qui vous a invité à signer. Odentas Media SAS agit comme sous-traitant, pour son compte et sur ses instructions. Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser indifféremment à l'expéditeur ou à nous : nous transmettrons votre demande.

Données traitées et origine

Transmises par l'expéditeur : nom, prénom, adresse électronique, et le cas échéant numéro de téléphone lorsqu'une vérification par SMS est demandée.
Collectées pendant la signature : image de votre signature, date et heure, adresse IP, agent utilisateur, texte du consentement, journal des étapes (ouverture du document, envoi et vérification du code, signature).
Contenu du document : déterminé par le seul expéditeur. Odentas n'en définit ni le contenu ni la finalité.

Finalités et bases légales

Permettre la signature et en conserver la preuve — exécution du contrat ou des mesures précontractuelles vous liant à l'expéditeur (article 6.1.b), ou intérêt légitime de celui-ci à disposer d'une preuve fiable (article 6.1.f).
Vérification d'identité par code SMS, lorsqu'elle est activée — intérêt légitime à sécuriser la signature (article 6.1.f).
Signature mémorisée, lorsque vous laissez la case cochée — vous permettre de ne pas la redessiner à chaque contrat. Vous pouvez décocher cette case avant de signer, ou nous demander de l'effacer à tout moment.

Destinataires

L'expéditeur du document et les autres signataires de ce même document. Nos prestataires techniques, listés à la section 5, interviennent pour l'hébergement, l'envoi des courriers électroniques et des SMS. Le service d'horodatage ne reçoit qu'une empreinte cryptographique, jamais le document ni vos données.

Durée de conservation

Le document signé et son dossier de preuve (dont votre signature, votre adresse IP et les horodatages) sont conservés 10 ans. Cette durée correspond à la valeur probatoire de l'acte : elle permet d'établir, en cas de contestation, qui a signé quoi et quand.

Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Écrivez-nous à paie@odentas.fr : nous transmettons votre demande au responsable de traitement et l'assistons pour y répondre.

Une réserve : une fois le document signé, l'effacement des éléments de preuve se heurte à l'intérêt légitime des parties à conserver la preuve de l'acte, ainsi qu'aux délais de prescription applicables. Une demande d'effacement portant sur ces éléments peut donc être refusée, motifs à l'appui, tant que cet intérêt subsiste.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Les règles d'usage du service de signature sont détaillées dans les conditions d'utilisation destinées aux signataires.

10. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Odentas Media SAS

Adresse : 6 rue d'Armaillé, 75017 Paris
Email : paie@odentas.fr
RCS Paris : 907 880 348
Responsable du traitement : Monsieur Nicolas ROL, président de Odentas Media SAS

Cette politique de confidentialité s'applique exclusivement à l'utilisation de l'Espace Paie Odentas.

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